Excelente, estás marcando una base muy importante para fortalecer la comunicación y trazabilidad interna. Aquí te dejo un borrador estructurado del “Guideline para uso profesional del correo corporativo” para todos los miembros de Grupo Solmedic. Este puede ser incluido en el manual de onboarding y como política interna.
Objetivo:
Garantizar una comunicación profesional, clara, organizada y trazable dentro del equipo de trabajo, utilizando correctamente el correo electrónico como canal oficial para temas laborales.
1. Estructura básica obligatoria
- Asunto claro y específico. Nunca enviar correos sin asunto.
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Mensaje estructurado:
- Breve introducción con contexto.
- Puntos clave por orden de importancia.
- Acciones requeridas o preguntas.
- Cierre claro con próximos pasos o agradecimiento.
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- Firma de correo activa. Debe incluir: nombre completo, cargo, teléfono y correo.
2. Manejo de conversaciones
- Usar hilos para cada tema. No crear nuevos correos para temas que ya están en conversación. Responder siempre sobre el mismo hilo.
- Agregar en copia a las personas involucradas. No dejar fuera a supervisores, responsables de tareas o miembros clave del equipo.
- No mezclar temas. Cada hilo debe estar enfocado en un solo asunto o proyecto.
3. Canales permitidos
- Temas de trabajo deben quedarse en el correo o Slack.
- Está prohibido usar WhatsApp, Telegram u otras redes sociales para asuntos laborales.
- Slack es el canal oficial para comunicación diaria, rápida y coordinación en tiempo real.
4. Gestión de documentos
- Todo documento adjunto debe estar previamente guardado en la carpeta correspondiente de Google Drive.
- Usar enlaces con permisos compartidos, no archivos adjuntos si el contenido es pesado o se actualizará con frecuencia.
5. Revisión y organización
- Leer y responder todos los correos relevantes. Evitar bandejas llenas o sin leer.
- Usar herramientas del correo como etiquetas, carpetas o favoritos para organizar y clasificar conversaciones.
- Mantener la bandeja limpia y en control. Si un correo no requiere respuesta, marcarlo como leído y archivarlo.
6. Integración con HubSpot
- Tener siempre activa la extensión de HubSpot en el navegador (Chrome) y mantener la sesión abierta.
- Si se trata de contactos, negocios o tareas, usar directamente el CRM para registrar y dar seguimiento.
7. Apoyo y corrección
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Si tienes dudas sobre cómo redactar un correo, estructura, tono o gramática, puedes:
- Pedir apoyo al Supervisor Global o a tu supervisor directo.
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Usar herramientas AI como Gemini, ChatGPT o asistentes del correo para ayudarte.
8. Motivación general
El buen uso del correo refleja profesionalismo, evita malentendidos y fortalece el trabajo en equipo. No es un lujo, es parte de la cultura de orden y excelencia de Grupo Solmedic.
