FASE I

CONTACTO INICIAL Y FILTRADO 

El proceso comienza con la captación y validación técnica antes de autorizar cualquier movimiento físico del equipo.

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1. Registro y Conversación Inicial

• Atención: Mantener una conversación cordial para generar confianza y comprender las necesidades del cliente.

• Registro CRM: Capturar datos personales o institucionales, ubicación, teléfono y correo.

• Filtro Técnico: Solicitar marca, modelo, serial, fecha de fabricación y descripción de la falla.

2. Verificación de Factibilidad (Criterios de Riesgo)

Se evalúa la viabilidad del servicio mediante los siguientes criterios actualizados:

 Nivel de clasificación de riesgo

Cada equipo es evaluado sistemáticamente para garantizar la calidad del servicio y la viabilidad del diagnostico

 

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FASE II
INSPECCIÓN EN CAMPO Y TRASLADO

Si el equipo es aprobado o validado condicionalmente fuera de Barinas, se procede a la inspección técnica.

1. Gestión Previa: Registrar en CMMS, asignar técnico y preparar herramientas el día anterior.

2. Inspección Rápida: Aplicar checklist en CMMS y registrar mínimo 6 fotografías obligatorias (serial, marca, modelo, estado físico, componentes y falla visible).

3. Criterios para Traslado a Sede: Se debe trasladar si el equipo requiere instrumentación de laboratorio avanzada, si el área de trabajo es crítica (Quirófano/UCI), o si requiere servicios externos como rebobinado u horneado.

 

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FASE III
RECEPCIÓN Y TALLER (FLUJO PRINCIPAL)

Una vez el equipo ingresa a la oficina principal, se integra al flujo operativo estándar.

1. Recepción (Responsable: Williams) 

• Identificación: Se crea el ticket en CMMS, se toman fotos de entrada y se coloca etiqueta QR con Sticker Gris Azulado (#90A4AE).

• Salida: Se genera un acuse de recibo en PDF o impreso firmado por el cliente.

• Tiempo: ≤ 24 horas

2. Diagnóstico Técnico Inicial (Responsables: Jesús / Héctor / Williams)

• Estado: Se escanea el QR y cambia a "En diagnóstico" con Sticker Azul Intenso (#1E88E5).

• SLA: Tiempo máximo de 72 horas para generar el informe técnico preliminar y la lista de repuestos.

3. Laboratorio y Reparación (Responsables: Héctor )

• Estado: "En reparación" con Sticker Rojo Anaranjado (#E53935).

• Reparación con repuesto nacional: 3–15 días
  

• Reparación con repuesto importado: ≤ 60 días

4. Espera por Repuestos (Responsables: Jesús / Héctor / Williams):

• Si se requieren piezas no disponibles, pasa a Sticker Amarillo Ámbar (#F9A825) mientras administración gestiona la compra.

4. Pruebas Finales y Calidad (Responsables: Jesús + Williams)

• Estado: "Pruebas finales" con Sticker Morado (#8E24AA).

• Protocolo: Aplicar checklist por tipo de equipo, grabar videos de funcionamiento y generar el Certificado de Control de Calidad.

• Tiempo: ≤ 24 horas

5. Entrega y Cierre (Responsables: Williams / Sebastián)

• Despacho: Estado "Listo para entrega" con Sticker Verde (#43A047). Requiere firma de conformidad del cliente y validación de pago por administración.

• Administración: Registro de costos, cierre en QuickBooks y activación de garantía.

• Tiempo: < 48 horas luego de aprobación.

 

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CUADRO DE FASES

Tabla de SLAs