GUIA OFICIAL PARA SOLICITUD DE RECURSOS – GRUPO SOLMEDIC
Versión: 1.0
Elaborado por: Dirección General – Grupo Solmedic
1. Introducción
Con el fin de mantener orden, coherencia y trazabilidad en las solicitudes de recursos dentro de Grupo Solmedic, se establece este manual oficial, aplicable a todos los departamentos y colaboradores.
A partir de este momento, toda solicitud de recursos debe cumplir estrictamente con el formato indicado, sin excepciones. Esto permitirá:
-
Aceleración en la aprobación.
-
Trazabilidad y archivo centralizado.
-
Reducción de errores por solicitudes incompletas.
-
Transparencia entre departamentos.
-
Mayor organización interna.
Este manual cubre todos los tipos de solicitudes habituales y posibles, incluyendo:
-
Insumos y compras menores
-
Mobiliario / infraestructura
-
Equipos técnicos o herramientas
-
Software y licencias
-
Presupuesto para proyectos o campañas
-
Solicitudes extraordinarias
-
Renovaciones o ampliaciones de recursos existentes
2. Estructura General Obligatoria
Toda solicitud enviada a Dirección debe contener:
-
Asunto del correo
-
Saludo + identificación del departamento
-
Descripción del recurso solicitado
-
Justificación / motivo
-
Beneficiarios o área afectada
-
Detalles técnicos o específicos (si aplica)
-
Presupuesto (si aplica)
-
Responsable de la solicitud
-
Cierre del mensaje
Si la solicitud carece de alguno de estos elementos, puede ser devuelta para correcciones.
3. Formato estándar del asunto
Todos los correos deberán usar esta estructura:
[SOLICITUD DE RECURSOS] – Departamento – Tipo de recurso – Fecha
Ejemplos:
-
[SOLICITUD DE RECURSOS] – Marketing – Obsequios decembrinos – 04/12/2025
-
[SOLICITUD DE RECURSOS] – Servicio Técnico – Mobiliario – 04/12/2025
-
[SOLICITUD DE RECURSOS] – Administración – Licencias de software – 04/12/2025
4. Tipos de Solicitudes y Plantillas
A continuación se presentan todas las plantillas oficiales, organizadas por categoría.
4.1. Solicitud general (sin presupuesto)
Asunto: [SOLICITUD DE RECURSOS] – Departamento – Tipo – Fecha
Estimados miembros de Dirección,
El departamento de [Nombre del Departamento] solicita la aprobación para [describir el recurso solicitado], con el fin de [motivo y beneficio].
Detalles del recurso:
-
Tipo: [descripción]
-
Cantidad requerida: [x]
-
Área beneficiada: [equipo / departamento / función]
-
Justificación: [explicación clara de por qué se necesita]
Responsable de la solicitud:
[Nombre completo]
[Cargo]
[Departamento]
Quedamos atentos a cualquier observación.
Saludos,
[Nombre]
4.2. Solicitud con presupuesto o compras
Asunto: [SOLICITUD DE RECURSOS] – Departamento – Aprobación de presupuesto – Fecha
Estimados miembros de Dirección,
Solicitamos la aprobación del presupuesto para [descripción del proyecto o compra], necesario para [finalidad o impacto].
Detalles del recurso solicitado:
-
Recurso: [descripción]
-
Cantidad: [x]
-
Costo unitario: [XX USD / XX Bs]
-
Costo total estimado: [XX USD / XX Bs]
-
Método de pago recomendado: [USD/BS + justificación]
-
Proveedor recomendado: [nombre] (si aplica)
-
Tiempo estimado de entrega: [x días/sem]
-
Observaciones adicionales: [envíos, instalación, garantías]
Responsable:
[Nombre] – [Cargo] – [Departamento]
Agradecemos su pronta revisión para proceder.
Saludos cordiales,
[Nombre]
4.3. Solicitud de infraestructura / mobiliario
Asunto: [SOLICITUD DE RECURSOS] – Departamento – Mobiliario / Infraestructura – Fecha
Estimados miembros de Dirección,
Por medio de la presente solicito [describir el mobiliario o infraestructura requerida], con el objetivo de [razón: seguridad, organización, espacio, ergonomía, etc.].
Especificaciones:
-
Tipo de recurso: [percheros / taquillas / armarios / escritorios / etc.]
-
Material o características deseadas: [opcional]
-
Cantidad: [x]
-
Ubicación de instalación: [área]
-
Personal beneficiado: [equipo / departamento]
-
Justificación: [razón operativa o de seguridad]
Responsable:
[Nombre] – [Cargo] – [Departamento]
Quedo atento a sus comentarios.
Saludos,
[Nombre]
4.4. Solicitud de licencias de software o acceso a herramientas
Asunto: [SOLICITUD DE RECURSOS] – Departamento – Licencias de software – Fecha
Estimados miembros de Dirección,
El departamento de [Nombre] solicita la activación o renovación de [software/licencia específica] para [miembro(s) del equipo], con el objetivo de [motivo técnico u operativo].
Detalles técnicos:
-
Nombre del software: [X]
-
Tipo de licencia: [mensual/anual]
-
Cantidad de usuarios: [x]
-
Costo total: [XX USD]
-
Uso esperado: [descripción]
-
Impacto en el equipo: [optimización, automatización, productividad, etc.]
Responsable:
[Nombre] – [Cargo] – [Departamento]
Gracias por su consideración.
Saludos,
[Nombre]
4.5. Solicitud de recursos extraordinarios
Asunto: [SOLICITUD DE RECURSOS] – Departamento – Recurso extraordinario – Fecha
Estimados miembros de Dirección,
Deseo solicitar [recurso extraordinario], debido a [situación especial o imprevisto].
Detalles de la solicitud:
-
Naturaleza del recurso: [descripción]
-
Motivo extraordinario: [urgencia / daño / reemplazo / auditoría / evento]
-
Impacto si no se aprueba: [riesgos, retrasos, operatividad]
Responsable:
[Nombre] – [Cargo]
Agradezco su atención.
Saludos,
[Nombre]
5. Procedimiento interno
-
El departamento prepara la solicitud usando las plantillas oficiales.
-
Se envía a la Dirección vía correo.
-
Dirección responde con confirmación de recepción (plantilla incluida más abajo).
-
La solicitud se evalúa internamente.
-
Se emite aprobación, negación o solicitud de ajustes.
-
Se registra en el archivo central (Drive → Directorio: Solicitudes de Recursos).
-
Se notifica al departamento cuando se ejecuta la compra o acción.
6. Mensaje oficial de confirmación de recepción
Asunto: Confirmación de recepción – Solicitud de recursos
Hola equipo,
Confirmamos la recepción de su solicitud. Será evaluada por Dirección y recibirán una respuesta formal una vez completado el análisis correspondiente.
Gracias por seguir el procedimiento estandarizado.
Saludos,
Dirección – Grupo Solmedic
7. Ejemplo de solicitud bien formulada
Asunto: [SOLICITUD DE RECURSOS] – Marketing – Obsequios decembrinos – 04/12/2025
Estimados miembros de Dirección,
El departamento de Marketing solicita la aprobación para adquirir 12 vasos corporativos personalizados como detalle navideño para nuestros clientes top.
Detalles:
-
Cantidad: 12
-
Precio unitario: 8,50 USD
-
Total: 102 USD
-
Método de pago sugerido: Bs a tasa BCV
-
Incluye caja de presentación y snacks nacionales
-
Beneficiarios: Clientes top del Q4
Responsable:
Equipo de Marketing
Quedamos atentos a su aprobación.
Saludos,
Marketing
8. Consideraciones finales
-
Toda solicitud debe ser enviada con mínimo 3 días hábiles de anticipación.
-
Solicitudes con presupuesto deben incluir al menos un proveedor verificado.
-
No se procesarán solicitudes sin plantilla oficial.
-
La Dirección puede devolver solicitudes incompletas para su corrección.
- ¿Que hacer en caso de no recibir confirmación?
RE: Si no ha recibido una confirmación en el momento de enviar la solicitud pongase en contacto con jesus.urbina@solmedicven.com para evaluar si se ha producido algún error - ¿Que hacer si he recibo una confirmación y han pasado días sin acción en la solicitud?
RE: En estos casos es de suma importancia verificar que no se ha rechazado dicha solicitud en caso de que se ha aprobado y no se ha respondido, solicitar un estatus de la gestión y motivo de lentitud en respuesta
- ¿Que hacer si ya no pareciera haber ningúna respuesta o se alarga más de lo necesario la solicitud y tengo alguna queja?
RE: Estos casos son sumamente importante y requieren un reenvio de la solicitud inicial a john@solmedicven.com
