🎯 Objetivo:
Establecer un flujo claro para registrar, conciliar y controlar los pagos en USD y Bs, manteniendo sincronía con las herramientas de la empresa (QuickBooks, HubSpot y Shopify), respetando las particularidades contables y administrativas del entorno multimoneda.
1. Pagos directos en dólares a cuentas USA (Zelle o Transferencia)
Flujo operativo:
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El cliente paga por Zelle o transferencia en USD a nuestras cuentas Chase o Wells Fargo.
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El pago aparece automáticamente en QuickBooks al día siguiente.
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El responsable debe:
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Localizar la factura correspondiente.
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Registrar el pago en QB, vinculándolo a la factura.
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Marcar la factura como Pagada y asegurarse de que la transacción quede conciliada.
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Ejemplo:
Cliente: Dr. Martínez
Factura: INV-00152 por $1,200
Pago recibido: 14/06 (Zelle a Chase)
Reflejado en QB: 15/06
Acción: Categorizar como "Pago de cliente" y vincular a factura.
2. Pagos en Bolívares (Bs) convertidos a USD
Flujo operativo:
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Cliente paga en Bs a cuenta nacional.
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Se convierte el monto a USD usando una tasa promedio confiable (ej. app del dólar).
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Los Bs se venden y se transfiere su equivalente a la cuenta USD.
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Se registra el monto convertido en USD como pago en QB.
⚠️ Consideraciones especiales en QuickBooks Global:
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No se permiten sub-clientes multimoneda, por lo tanto:
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Se crean clientes diferentes por divisa.
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Para pagos en Bs, se antepone
VEFal nombre del usuario (NO del cliente). -
Ejemplo:
VEF - Maria González.
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Puedes ver ejemplos buscando “VEF” en el módulo de clientes en QB.
Toda tasa de cambio utilizada debe ser documentada.
3. Financiamientos y fechas de vencimiento
Normas de aplicación:
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Las facturas financiadas deben incluir:
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En las notas: número de cuotas, monto de cada una, fechas de cobro.
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Fecha de vencimiento:
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Si el negocio se cierra antes del 25 del mes, el vencimiento es el 25 del mismo mes.
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Si se cierra después del 25, el vencimiento se pasa al 25 del siguiente mes.
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Cuando una cuota es pagada, el vencimiento se mueve al mes siguiente (proceso manual por ahora).
Es obligatorio mantener la sincronización con HubSpot, ya que estas facturas impactan directamente las comisiones por ventas y servicios.
4. Conciliación bancaria
Meta permanente:
Las cuentas Chase y Wells Fargo deben estar siempre conciliadas en QuickBooks.
Buenas prácticas:
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Conciliar mínimo 2 veces por semana.
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Revisar alertas de transacciones sin asociar.
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Toda transacción debe tener justificación (factura o documento).
Cargos bancarios a considerar (siempre desglosados en la factura):
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$40: Transferencia internacional (Chase)
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$25: Transferencia tipo wire (Chase)
No se aceptan transferencias si estos cargos no han sido incluidos en la factura.
5. Facturación y uso de SKU
Obligatorio:
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Toda factura debe:
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Tener líneas separadas para: producto, envío, cargos bancarios, otros.
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Asociar cada producto o servicio a un SKU único.
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Mantener el SKU sincronizado con la tienda.
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Ruta de sincronización:
👉 Shopify → HubSpot → QuickBooks
No se debe mezclar el precio del producto con costos adicionales.
Si se detectan productos sin SKU:
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Listarlos.
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Asignar tareas al Jefe de Compras para reemplazo en todos los sistemas.
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Validar que los cambios se realicen desde Shopify, ya que la web define lo que vendemos públicamente.
6. Recordatorios y fechas de cobro
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Supervisar que los recordatorios automáticos estén activos (coordinación con Bárbara Pérez).
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Validar cada mes que el cronograma de recordatorios refleje las fechas reales de cobro.
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Nuestra fecha estándar de cobro es el día 25 de cada mes.
7. Responsable de implementación y capacitación
El responsable actual de aprendizaje, seguimiento de implementación y estandarización de procesos en QuickBooks es:
Sebastián Cabreras
Cualquier duda, solicitud de aclaración o validación de procedimientos debe ser canalizada con él durante esta fase de capacitación.
8. Validación periódica de conexiones bancarias
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Verificar que las cuentas bancarias estén activamente conectadas a QB (Chase y Wells Fargo).
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Si alguna se desconecta (por expiración de token), reautenticarlas manualmente.
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Esto se valida desde el panel de “Banking” > pestaña “Connected accounts”.
9. Asientos contables de ajustes o diferencias de conversión
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Cuando hay diferencias pequeñas por tasa de cambio entre el valor facturado y el monto recibido (ej. Bs→USD), se debe:
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Registrar un asiento contable como “ganancia/pérdida por conversión de moneda”.
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Esto ayuda a mantener las conciliaciones exactas y los reportes limpios.
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QB Global permite crear una categoría contable para ello.
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10. Reportes clave a revisar semanalmente
Desde la sección “Reports”, revisar periódicamente:
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📌 Accounts Receivable Aging Summary: para ver clientes con pagos vencidos.
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📌 Bank Reconciliation Summary: para validar conciliaciones completadas.
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📌 Sales by Customer Detail: para ver historial de ventas y verificar consistencia con HubSpot.
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📌 Profit and Loss (P&L) filtrado por cliente, proyecto o fecha.
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📌 Unpaid Invoices Report para monitorear facturas abiertas.
11. Activar notificaciones y alertas en QB
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Configurar alertas para:
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Facturas por vencer
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Pagos recibidos
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Transacciones duplicadas
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Esto se hace desde el perfil del usuario > Settings > Notifications.
12. Recomendaciones finales
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QuickBooks debe reflejar la realidad exacta del negocio.
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Toda tasa de cambio usado debe tener respaldo (screenshot o app).
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Mantener sincronización entre facturación, pagos y CRM (HubSpot) para garantizar que:
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Las comisiones sean exactas.
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Los reportes reflejen la realidad.
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Validar cada documento y SKU. Lo que está publicado en la web es lo que vendemos, y debe estar en armonía con el resto de sistemas.
